Чи не підготовлені до звіту документи. Звітний документ: види, форма, зразок та оформлення

Немає такого керівника, який хоч раз на рік не вимагає від своїх підлеглих звіту про те, що було зроблено. І проблема в тому, що за рутинної зайнятості розробити такий документ здається досить складним завданням. А попросити приклади звітів про виконану роботу у начальства чомусь ми соромимося. А раптом вирішить, що ми не відповідаємо займаній посаді?

Кому це потрібно

Цим питанням задається виконавець, який отримав завдання звітувати. Найчастіше співробітники фірм почуваються майже ображеними від таких вимог. Але в усьому є сенс.

По-перше, звіт про виконану роботу потрібний самому виконавцю. Чи не формальне, а зацікавлене ставлення до цього процесу дозволить знайти вузькі та слабкі місця у своїй кваліфікації. Отже, визначено напрями, за якими можна (і потрібно) розвиватися. Адже ми всі вчимося на своїх помилках.

По-друге, цього потребує керівник. Звіт про виконану роботу дозволяє об'єктивно оцінити якість та швидкість вирішення поставлених завдань. Завдяки цьому документу відпаде безліч питань - від найпримітивнішого «чим ви весь час займаєтеся» до складного «чому я маю поміняти вам комп'ютер на більш сучасний». Оскільки у звіті буде зазначено, що для збереження змін у документі витрачається багато часу. І від виконавця це не залежить – застаріла офісна техніка не може працювати швидше. Власне, тому і створюється відчуття, що працівник постійно п'є чай - він просто чекає, поки виконається операція.

А питання: «Навіщо потрібно писати звіт про виконану роботу за місяць?» сам собою некоректний. Тому що накопичення та заповнення баз даних має сенс для стратегів, а не для них якраз простіше вирішити завдання, ніж розповідати про методи її вирішення.

Що писати

Приклади звітів про виконану роботу показують, що писати треба докладно. Все, що представляється дрібницею або незначним рухом тіла, може виявитися ключовим елементом у виконанні конкретних функцій. Але розуміння цього прийде лише після вивчення кількох написаних звітів.

Якщо ж робота носить рутинний характер, наприклад, звіряння документів та виявлення невідповідностей, то є сенс розробити табличну форму. При цьому, знову ж таки, спочатку таблиця має бути дуже докладною та містити безліч граф; згодом відпаде необхідність у деяких стовпцях, і форма звіту набуде нормального (читай - розумного) вигляду.

У ряді випадків, складаючи звіт про виконану роботу (вчителі, наприклад), не можна формально підходити до питання самоаналізу. Адже, окрім запланованого навчально-методичного навантаження та вивчення необхідного матеріалу, школа займається і виховною діяльністю. Тут потрібно особливий підхід до складання документа: необхідно зрозуміти причини відставання низки учнів, знайти способи зацікавити дітей своїм предметом. І при цьому не можна забувати про встигаючих (а то й обдарованих) школярів.

Цілі звітів

Для правильного складання та мінімальних тимчасових витрат необхідно з самого початку визначитися, з якою метою та для чого пишеться звіт про виконану роботу за рік. Назвемо найпопулярніші:

обґрунтування реальної користі від конкретної позиції в організації;

Підтвердження кваліфікації того чи іншого працівника;

Демонстрація ефективної роботи керівництва;

отримання фінансування на наступний звітний період;

отримання згоди на розвиток напряму (ідеї);

Обґрунтування витрачання виділених ресурсів та фінансів тощо.

Відоме формулювання - правильна постановка завдання забезпечує 50% рішення - працює і в цьому випадку. Чим краще ми розуміємо, навіщо потрібний звіт, тим легше нам його написати. Аж до того, що документ «для галочки» зовсім не вимагає від нас творчого підходу. І витрат часу.

Структура документа

Якщо на підприємстві немає розробленої, то розробляти її доводиться самостійно. Знаючи цілі документа, необхідно продумати його структуру. Приклади звітів про виконану роботу дозволяють зробити висновок, що необхідна чітка і проста схема.

На самому початку слід пояснити призначення та логіку подання інформації. Роз'яснити послідовність викладу і скласти зміст. Для таблиці необхідно дати короткі пояснення, чому обрано саме таку форму.

Усередині розділів та підрозділів також слід дотримуватись єдності викладу. Так документ буде зрозумілішим, у результаті він легше сприймається. У звіті за тривалий час цілком доречні ілюстрації та графіків, які полегшать сприйняття. Але тут потрібно дотримуватися правил «золотої середини»: суцільний текст, як і виключно візуальні матеріали, дуже швидко втомлюють.

Стилістика

Для рядового співробітника, мабуть, найскладнішим у написанні виявляється термінологія та формулювання. Пафосний звіт виглядатиме неприродно та спричинить негативну реакцію керівництва. Занадто прості формулювання (відксерено 25 документів, наприклад) також відштовхнуть читача.

Але при цьому слід уникати шаблонів. Винятком є ​​лише той документ, який ніхто і ніколи не читатиме. З такими завданнями ми іноді стикаємося, але в цій статті нас цікавлять реальні звіти, що не для проформи створені.

У жодному разі не варто говорити лише про досягнення. Щоб їх наголосити, необхідно розповісти і про труднощі, з якими довелося зіткнутися під час роботи. Окрім іншого, аналіз складнощів – це з приводу оптимізації праці для керівних співробітників. Приклади звітів про виконану роботу говорять про те, що не варто користуватися обтічними фразами на кшталт «незадовільний стан», «утруднення, що виникли» тощо. Краще все називати своїми іменами: «зламаний ксерокс», «відсутність доступу до інтернету», «недолік невчасне надходження інформації зі сполученого відділу». Все це дозволяє адекватно і об'єктивно оцінювати обстановку, що склалася на фірмі.

Оцінка результатів

Кожен одержаний результат має бути підтверджений цифрами. Така конкретизація забезпечує розуміння динаміки розвитку.

Крім того, необхідно задати і критерії оцінки результатів. Чи буде це попередній (якщо це звіт за квартал, наприклад) або, навпаки, відсоткове значення виконання поставленої мети, вирішувати автору документа.

Взагалі непрямі показники можуть багато розповісти про процес вирішення поставлених завдань. Для подальшого аналізу тут також є багато інформації. Від визначення трудовитрат до розуміння правильності постановки цілей.

Від проблеми до вирішення

Більшість звітів складається за принципом опису перебігу робіт. Виграшніше виглядає документ, у якому чітко простежується взаємозв'язок проблема-рішення. Читач відразу розуміє, якими методиками та технікою (при необхідності) скористався виконавець для своєчасного та якісного виконання поставленого завдання.

Ще докладніше складений ланцюжок «конкретна проблема – причини її виникнення – постановка завдань – рішення» відразу ж наводить на думку про необхідність подати щоденний звіт у табличній формі. Причому назви граф вже відомі. Представлена ​​таким чином інформація є легкою для прочитання та аналізу.

Подання кількісних показників

У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально втомлює читача вже за кілька хвилин. Інша справа - різнокольорові діаграми та графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочитані.

До кожної діаграми потрібно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.

Якщо під час роботи було витрачено матеріальні ресурси, не варто просто перераховувати їх усі. Натомість слід вказати придбані блага. Суха фраза: «Закуплена офісна техніка» зазвучить зовсім інакше, якщо написати: «Створено 2 робочі місця, що дозволило підвищити вироблення відділу».

Як оформити документ

Незважаючи на те, що немає єдиної форми складання, звіт про виконану роботу можна оформлювати згідно з ГОСТом, який визначає основні критерії наукової роботи. У ньому прописані вимоги до форматування, типу та кеглю шрифту тощо.

Що ж до читабельності документа, то тут є кілька порад:

Намагайтеся, щоб в одному абзаці було не більше 5 речень;

Ключові показники можна виділяти шрифтом чи кольором;

Розбивайте текст так, щоб таблиця чи графік не займали всю сторінку; обов'язково залишайте місце для коментарів до них;

Складіть чітке та лаконічне резюме звіту.

Ці поради допоможуть полегшити сприйняття вашого звіту, а отже, спочатку налаштують читача на лояльне ставлення до автора документа. Уявіть собі, що ви – начальник. І зробіть звіт таким, яким вам було б корисно та цікаво прочитати.

Після закінчення практики студент-практикант здає керівнику практики від коледжу щоденник та письмовий звіт з практики.

У щоденнику обов'язково має бути відгук про проходження практики студентом на підприємстві, підписаний керівником практики від підприємства та завірений печаткою підприємства (див. додаток B), а також наведено графік робіт та їх зміст. (Див. додаток C).

Звіт складається виходячи з записів у щоденнику, тобто. повинен містити відомості про конкретно виконану студентом роботу під час практики.

У звіті подається короткий опис усіх пунктів індивідуального завдання. Крім того, до звіту прикладаються документи вхідної та вихідної інформації, програма з коментарем, схема алгоритму. Для оформлення звіту студенту виділяється 2-3 дні наприкінці практики.

Звіт на практиці здається керівнику для перевірки. У разі виявлення помилок, неповного обсягу робіт, невідповідності правилам оформлення, інших недоліків звіт повертається студенту для доопрацювання.

Підбиття підсумків практики

Атестація за підсумками практики проводиться на підставі оформленого відповідно до встановлених вимог письмового звіту та відкликання керівника практики від підприємства.

За підсумками практики студенти отримують залік із диференційованою оцінкою (відмінно, добре, задовільно).

Результати заліку визначаються рівнем набутих студентами практичних навичок та знань, ступенем виконання індивідуального завдання, відкликанням керівника практики від підприємства.

Загальні вимоги щодо змісту звіту з практики

Звіт повинен давати повне уявлення про актуальність обраної теми, передбачувані шляхи її вирішення, їх ефективність.

Загальними вимогами до звіту є:

· Чіткість і логічна послідовність викладу матеріалу;

· Переконливість аргументації;

· стислість і точність формулювань, що виключають можливість неоднозначного тлумачення;

· Конкретність викладу результатів роботи;

· Відповідність умовних позначень, скорочень і термінів прийнятим нормам у даній предметній галузі.

У тексті документа забороняється застосовувати обороти розмовної мови, техніцизми, професіоналізми; застосовувати для одного і того ж поняття різні науково-технічні терміни, близькі за змістом (синоніми), а також іноземні слова та терміни за наявності рівнозначних слів та термінів у російській мові

Звіт повинен містити:

1. Титульний лист

2. Завдання керівника практики

3. Реферат

5. Вступ

6. Основну частину

7. Висновок та висновки

8. Перелік прийнятих термінів та (або) скорочень з відповідними роз'ясненнями

9. Список використаних джерел та літератури

10. Програми (при необхідності)

Титульний лист та лист завдання

Титульний лист та лист завдання виконуються за формою, наведеною у додатках A, D.

Реферат повинен містити:

· Характеристику звіту (кількість сторінок, малюнків, таблиць, додатків; обсяг списку літературних джерел);

· Список ключових слів;

· Конспективний виклад істоти виконаної роботи;

Обсяг реферату – трохи більше 1 сторінки.

Зміст має включати найменування всіх розділів, підрозділів та пунктів (якщо вони мають найменування) із зазначенням їх номерів та номерів сторінок, на яких розміщується початок матеріалу розділів (підрозділів, пунктів). Усі додатки повинні бути перераховані у змісті роботи із зазначенням їх номерів та заголовків. Зміст включають у загальну кількість аркушів цього документа.

Вступ має містити загальні відомості про виконану роботу. У ньому необхідно відобразити актуальність обраної теми, цілі та завдання практики, використовувані методики, практичну значущість отриманих результатів. За бажанням можна навести логічну структуру звіту.

Обсяг вступу – не більше 3-х сторінок.

Основна частина повинна містити опис розглянутої проблеми та обґрунтування актуальності її вирішення, формулювання цілей роботи, вибір та обґрунтування напрямів їх досягнення та використовуваних для цього методів, методик та інформаційних технологій.

1. Опис об'єкта дослідження (предметної галузі, на яку формулюється і вирішується проблема, наприклад, діючої системи управління, її функціональної підсистеми, виду діяльності, видів забезпечення тощо).

2. Аналіз проблеми (виявлення недоліків чинної системи з позицій кількісного складу та якості реалізації автоматизованих функцій, їх організаційного, технічного, інформаційного тощо забезпечення).

3. Вибір та обґрунтування спрямування її розв'язання у вигляді комплексу завдань щодо вдосконалення конкретної функціональної підсистеми або видів забезпечення з урахуванням реальних обмежень (наприклад, удосконалення математичного забезпечення деякими відомими методами при заданих засобах програмної та технічної реалізації).

4. Фактори та показники ефективності та якості, пов'язані з розв'язуваною проблемою, та значення яких мають бути покращені в результаті вирішення поставлених завдань

5. Документи та дані, що підтверджують прийняті рішення

Збір та оформлення матеріалів основної частини звіту з практики доцільно виконувати за схемою, прийнятою під час проектування систем автоматизації на етапах обстеження та техніко-економічного обґрунтування.

Висновок має містити якісні та кількісні оцінки результатів виконаної роботи.

У цьому розділі наводять у концентрованому вигляді (за пунктами) такі відомості:

· Перелік вирішених завдань;

· Перелік та характеристика конкретних рішень;

· Відомості про якість та ефективність отриманих рішень;

· Напрями їх вдосконалення (розвитку).

Перелік прийнятих термінів та (або) скорочень з відповідними роз'ясненнями. У звіті повинні застосовуватись науково-технічні терміни, позначення та визначення, скорочення слів, встановлені відповідними стандартами, а за їх відсутності – загальноприйняті у науково-технічній літературі. Якщо в тексті прийнято специфічну термінологію, то наприкінці його (перед списком літератури) має бути перелік прийнятих термінів та (або) скорочень з відповідними роз'ясненнями. Перелік включають до змісту звіту.

Список використаних джерел та літератури повинен включати перелік літературних джерел (монографій, журнальних статей, звітів про НДР тощо), які були використані у роботі та посилання на які є у тексті звіту. Посиланнями на літературні джерела допускається обґрунтовувати власні рішення та висновки, використовувані методи, обрані напрямки досліджень.

Програми . Істотна роль при оформленні звіту, як і будь-якої документації, приділяється додаткам.

У додатку зводяться таблиці вихідних даних та проміжних результатів розрахунку, аналітичні висновки (якщо вони не складають основний предмет дослідження, а використовуються для отримання деяких результуючих залежностей), опис алгоритмів та тексти програм, опис відомих технічних засобів системи, креслення та схеми. До складу додатків можна включати акти про впровадження та практичне використання результатів роботи, висновки про їх ефективність та якість.

Програми можуть бути обов'язковими та інформаційними. Інформаційні програми - рекомендованого чи довідкового характеру.

Обсяг програм не обмежується.

Які основні характеристики звітів?

Характеристики закінченого звіту є результатом рішень, які у процесі його планування. Вони включають:

Ступінь дотримання формальних вимог. Деякі звіти, наприклад, призначені для урядових організацій або менеджерів вищої ланки, повинні бути дуже строго витримані за формою та стилем викладу.

Об `єм. Звіти можуть складатися як з кількох сторінок, так і з кількох сотень сторінок, залежно від теми та цілей.

Періодичність. Звіти можуть бути як періодичними (наприклад, фінансові), так і разовими (наприклад, звіт про проведене опитування).

Призначення. Кому призначено звіт: Вашим підлеглим, Вашим начальникам, чи є звіт внутрішнім чи він іде за межі організації (наприклад, місцевій владі)?

Вигляд проведених досліджень. Стилі подання інформації різняться залежно від характеру дослідження, результати якого викладено у звіті.

Наміри, цілі. Чи є метою звіту пояснення будь-яких дій, визначення ступеня прогресу у досягненні мети чи пропозицію провести зміни?

Кількість авторів. Звіти, над якими працювала група авторів, найчастіше відрізняються за стилем від індивідуально підготовлених. Крім того, колективно підготовлені звіти можуть містити розділи, написані окремими авторами, або команда може працювати спільно над написанням та редагуванням кожного рядка документа.

Ступінь вкладу у прийняття рішень. Звіти можуть відрізнятися один від одного, тому що можуть містити в собі не лише констатацію фактів, а й найвищою мірою структурований аналіз, що включає подання рекомендацій та обговорення висновків.

З чого розпочати планування звіту?

Першим кроком у процесі планування є визначення мети. Мета великого звіту часто формулюється на початку для того, щоб читач міг передбачити напрямок викладу думок. Наступним кроком процесу планування є врахування особливостей аудиторії – досвіду, інтересів, думок, службового становища.

Одні звіти можна написати на основі того, що відомо, інші вимагають додаткового дослідження. Важливо мати всі факти, необхідні для написання звіту, перш ніж починати щось записувати. Можна досягти більшого успіху, якщо в процесі роботи робити паузи для збирання нової інформації. Ви принаймні позбавитеся сумнівів у тому, що у звіті пропущено дуже важливу інформацію.

Іноді потрібні рутинні дослідження: перегляд файлів, розмови з колегами чи читання старих документів. Іноді для цього достатньо кількох хвилин – короткого телефонного дзвінка чи розмови з колегою на сходах. В інших випадках необхідно ширше дослідження, звернення до внутрішніх та зовнішніх джерел інформації: бібліотек та ін. Провести дослідження для написання звіту означає знайти відповідь на два питання:

1. Що мені потрібно?

2. Де я можу це отримати?

Завжди з'ясовуйте, що допоможе Вам написати хороший звіт, але при цьому пам'ятайте про дотримання певного балансу. Нескінченне дослідження невиправдано збільшить розміри та час виконання завдання, а недостатнє дослідження зробить цілі недосяжними. Правильно проведене дослідження завжди зменшує час, необхідний написання звіту. Помилково думати, що коротке дослідження економить час; часто буває навпаки.

Які ще джерела інформації можна використовувати для підготовки звіту?

При проведенні дослідження для підготовки звіту не варто концентруватись на книгах та ігнорувати періодику чи навпаки.

Для пошуку літератури за назвою, прізвищем автора або темою використовуйте алфавітні або систематизовані каталоги.

Не забувайте про комп'ютерні бази даних, а також пошукові системи, які можуть швидко здійснити пошук статей за ключовими словами.

Якщо Ви знайшли книгу на Вашу тему, використовуйте для пошуку інформації як розділ «Зміст», так і алфавітний покажчик, каталог імен та/або термінів. Перегляньте їх до кінця, тому що Ви не можете заздалегідь знати, якою термінологією користується автор по темі, що Вас цікавить.

Звертайте увагу на виноски в знайдених Вами книгах і статтях, які відсилають Вас до інших джерел по темі, що Вас цікавить.

Використовуйте джерела, де здійснюється огляд Вашої теми. Такі книги іноді носять назви Довідник з..., Керівництво з..., Аналіз.... У таких джерелах часто міститься огляд теми, може бути наведена її історія, і часто зустрічаються корисні виноски.

Перегляньте джерела, що містять бібліографії. Найчастіше цілі книги є бібліографії, і вони можуть виявитися надзвичайно корисними.

Якщо Ви знайшли інформацію, яка, як Ви думаєте, може стати Вам у нагоді, занесіть її в свою картку (або в комп'ютерну базу даних).

Якщо Ви не можете обмежитися вторинними джерелами інформації, Вам доведеться провести первинне дослідження. Джерелами первинної інформації можуть бути анкети, експерименти, інтерв'ю, особисті спостереження та архіви організацій.

Припустимо, цілі зрозумілі, є чітке уявлення про потенційного читача, проведено належне дослідження. Чи можна розпочинати писати звіт?

Ще немає. Необхідно не просто «подумати, перш ніж писати», важливо заздалегідь визначити, що має і чого не має містити звіт. Викладені далі практичні рекомендації застосовуються до складання звіту будь-якої довжини чи складності та будь-якого призначення. Існує шість етапів роботи.

Етап 1. Лістинг. Забудьте про послідовність, структуру та впорядкування, зосередьтеся на списку (у вигляді короткого запису або ключового слова) всіх важливих пунктів, які можуть бути корисними у звіті. Візьміть великий аркуш паперу і зафіксуйте всі пункти в довільному порядку, як вони спадають на думку. Ви виявите, що цей процес добре стимулює мислення, дозволяє створити картину взаємозв'язку думок та позбавляє необхідності робити перерви, щоб з'єднати пункти або визначити їх послідовність. Потім (для деяких звітів це дуже мало часу) можна переходити до наступного етапу.

Етап 2. Сортування. Тепер подивіться, що Ви записали, і починайте упорядковувати запис, визначаючи:

Що йде першим, другим тощо;

Що як логічно пов'язано;

Що є підтвердженням, прикладом чи ілюстрацією.

У цей час можна додати нові пункти або заново обміркувати та видалити деякі із записаних раніше. При цьому необхідно враховувати прийнятну довжину звіту. Цей етап можна завершити за допомогою нотаток та поправок до документа першого етапу. Це швидко і легко зробити, наносячи на вихідних нотатках лінії, стрілки та інші знаки іншим кольором.

Етап 3. Упорядкування. Наприкінці етапу 2 у Вас можуть вийти нотатки, які досить зрозумілі для подальшої роботи з ними. В іншому випадку корисно переписати все у вигляді чіткого списку. Це дозволить провести остаточну перевірку. Ви повинні відчувати, що список, що вийшов, відображає зміст, відповідні акценти, необхідний ступінь подробиці і т.д. На цьому етапі краще приділити увагу порядку викладу, а чи не шукати новий зміст чи додаткові пункти. На цьому етапі результатом Вашої роботи має стати підготовлений план звіту. Використовуйте звичайну систему нумерації пунктів. Основне правило складання плану полягає в тому, що кожен рівень повинен містити щонайменше два заголовки. Таким чином, якщо є пункт 1, то має бути пункт 2; якщо є А, то має бути і Б і т.д.

Етап 4. Перевірка. Добре продумана робота на попередніх етапах може зробити цей етап необов'язковим. Однак при складних та особливо важливих звітах корисна остаточна перевірка записів. Адже дуже легко переконати себе, що вже близько до мети, і не побачити лісу за деревами. Зробіть остаточні додавання до списку та використовуйте його як "маршрутну карту" для запису.

Етап 5. Запис. Тепер приступаємо до запису, друкування чи диктування. Саме в цьому і полягає основна робота, а попередня підготовка лише полегшує та спрощує її. Поради:

По можливості вибирайте потрібний момент. Процесу запису можуть перешкодити непотрібні перерви, які змушують починати все знову. Вибір правильного часу та зручної обстановки, в якій Вас не переривають, сприяє успіху.

Не переривайте листи. Не робіть пауз, мучившись над фразою, заголовком чи якоюсь деталлю. До них можна повернутися пізніше і написати їх із меншими зусиллями. Не перериваючи листи, Ви дотримуєтеся послідовного перебігу думки від початку звіту до його завершення. Цілком закінчивши його, можна повернутися і уточнити усі подробиці.

Етап 6. Редагування. Є три правила редагування: редагуйте, редагуйте і редагуйте. Дуже небагато - якщо тільки вони не брешуть - можуть написати щось з першого разу так, що до цього взагалі нема чого додати. Тому не слід вважати, що Ви помилилися, якщо виявиться, що написане Вами потребує редакції. Майстерність приходить із досвідом. Чим більше Ви пишете, тим краще виходить, і тим меншою стає потреба в редагуванні та додаваннях. Редагування спрямоване на покращення стилю та змісту тексту. Візьміть до уваги такі поради:

Відкладіть написаний текст на якийсь час, щоб повернутися до нього пізніше.

Попросіть колегу прочитати те, що ви написали. Свіжий погляд може викликати нові думки та дозволить внести зміни, які без цього не можна було б зробити.

Перевіряйте текст докладно. Уважно стежте за деталями. Це не означає, що треба шукати неіснуючі дрібниці, але слід домогтися, щоб кожна деталь справляла певне враження і мала точний акцент. Поділ довгої речення на два короткі або заміна пари слів може дати значний ефект. Важливий процес загалом, і його не можна скорочувати. Це стосується кожного етапу, і особливо редагування.

Джерело:ЗАТ «ОВІОНТ ІНФОРМ»

1. Документи, що підтверджують факт подання звітності до різних контролюючих органів

1.1 Обмін електронними документами між платником податків та ФНП

Згідно з Порядком (утв. Наказом ФНП від 02.11.2009 №ММ-7-6/534@) подання звітності до ФНП в електронному вигляді факт подання звітності до ФНП підтверджується квитанцією про прийом, в якій дата подання документа фіксується на підставі дати, зазначеної в електронному документі «Підтвердження дати надсилання», що формується спецоператором зв'язку або самим податковим органом (при надсиланні безпосередньо до податкового органу).

Факт того, що звітність без помилок завантажена до інформаційної бази даних податкового органу, підтверджується електронним документом «Повідомлення про введення». Якщо ж у звітності виявлено неточності, то ІФНС надішле «Повідомлення про уточнення», отримавши яке платник податків має виправити зазначені у повідомленні помилки та повторно надіслати декларацію до ІФНС. При цьому штрафні санкції за несвоєчасне подання звітності не стягуються, оскільки дату здачі раніше вже зафіксовано у документі «Підтвердження дати надсилання».

Табл. 1. Типи супроводжуючих документів, які використовуються в електронному документообігу з ІФНС

	Тип документа	Початок імені файлу
	Інформаційне повідомлення про достовірність, видану представнику про наділення його повноваженнями щодо виконання обов'язків до податкового органу
	Повідомлення про уточнення податкової декларації
	Квитанція про прийом
	Підтвердження дати надсилання платником податків (представником) декларації (розрахунку) в електронному вигляді
	Повідомлення про відмову у прийнятті податкової декларації (розрахунку) в електронному вигляді		Форма утв. Наказом ФНП Росії від 25.02 2009 №ММ-7-6/85@
	Повідомлення про введення відомостей, зазначених у податковій декларації
	Повідомлення про отримання електронного документа (документів) в електронному вигляді

Рис. 1 представлений склад електронних документів, що беруть участь в обміні між платником податків, спецоператором зв'язку та податковим органом при поданні декларації з податку на прибуток.

Мал. 1. Склад електронних документів, що супроводжують складання декларації з податку на прибуток у податковий орган

Як видно з Мал. 1 документообіг включає файли двох типів:

1. .xml-файл - це електронний варіант документа звітності або документа, що підтверджує його відправлення, складений за встановленим ФНП форматом;
2. sig-файл - це електронно-цифровий підпис (кваліфікований ЕЦП) уповноваженої особи, яка підписала документ, а саме: платника податків, спецоператора або контролюючого органу. Для зручності зв'язування файлу документа та його ЕЦП ім'я останнього зазвичай утворюється шляхом додавання до імені файлу документа розширення «.sig». Таким чином, утворюється файл ЕЦП, ім'я якого закінчується на ".xml.sig". Чому «зазвичай», тому що програми деяких спецоператорів так не роблять, чим ускладнюють розуміння користувачами та іншими програмами призначення та зв'язку файлів, що утворюються.

1.2. Характеристики електронного документообігу між платником податків та ФСС

Порядок обміну документами в електронному вигляді з ЕЦП між страхувальниками та Фондом соціального страхування, затверджений Наказом ФСС від 12.02.2010 №19 (в ред. від 14.06.2011), передбачає, що документом, що підтверджує здачу форми 4-ФСС, є:

1. квитанція про отримання Розрахункуабо
2. квитанція про отримання Розрахунку з помилками

Дата подання звіту, від якої залежить, чи своєчасно страхувальник подав звітність, фіксується у самій у квитанції (а не в підтвердженні дати відправлення, оскільки такий документ при складання звітності до ФСС не передбачено).

При отриманні квитанції з помилками Фонд рекомендує внести виправлення у форму 4-ФСС (відповідно до протоколу помилок) та повторно направити звіт на шлюз ФСС. У цьому випадку датою подання звіту вважатиметься дата, зазначена в першоюсформованої квитанції за поточний звітний період.

До документів, що супроводжують відправлення форми 4-ФСС в електронному вигляді, належать звіти про помилки форматного та/або логічного контролю (за наявності таких помилок), а також квитанція (див. табл. 2).

Табл. 2. Типи супроводжуючих документів, які використовуються в електронному документообігу з ФСС

Квитанція про отримання Фондом звіту (з помилками або без них) є зашифрованим і підписаним уповноваженою особою ФСС файлом з розширенням «.р7е». Після розшифровки файлу квитанції можна побачити, що він містить html-файл протоколу обробки файлу звіту 4-ФСС та оригінальний xml-звіт страхувальника. Наявність таких двох файлів у квитанції підтверджує, що квитанція відповідає саме вкладеному у неї звіту 4-ФСС.

1.3 Характеристики електронного документообігу між платником податків та ПФР

Відповідно до Розпорядження Правління ПФР від 11.10.2007р. №190р, яким регламентується електронний документообіг зі страхувальниками, документом, що підтверджує факт подання звітності до ПФР, є протокол контролю звітності. Останній може мати як статус «позитивний», що означає, що звітність вважається успішно прийнятою та «негативною», у разі, якщо у звітності до ПФР були виявлені помилки, які слід виправити та надіслати звітність заново.

Аналогічно звітності у ФНП, сформовані в електронному вигляді відомості персоніфікованого обліку та РСВ-1 зазвичай є файлами двох типів: «.xml» і «.xml.sig».

Мал. 2. Склад електронних документів, що супроводжують здачу пакету відомостей до ПФР

2. Особливості зберігання документів, що підтверджують здачу

Визначившись із тими документами, якими підтверджується факт подання звітності до контролюючих органів, розберемося з місцями їх зберігання/розміщення.

Отже, за порядком. Звітність у ФНП в електронному вигляді можна подати через:

1. спецоператора зв'язку,
2. безпосередньо до податкового органу за безспецоператорною схемою, наприклад, через систему ДНІВЦ-Прийом Регіон (схема ДПР) або через сайт ФНП Росії.

У першому випадку відправлена ​​звітність, а також комплект документів, що підтверджують, передаються через сервер спецоператора зв'язку. А в деяких спецоператорів такі документи можуть зберігатися у зашифрованому вигляді на сервері спецоператора, наприклад, сервері системи «Контур-Екстерн». Якщо ж потрібно, подати електронні документи звітності, засвідчені податковим органом, кредитну організацію, аудиторам, конкурсну комісію чи перевіряючим контролюючих органів, їх необхідно зберегти на диск. Це можна зробити, використовуючи функцію збереження документообігу. Такі функції в більшості програм надсилання електронної звітності реалізовані. Саме так «збереження документообігу» вони називаються у програмі «Баланс-2W» та системі «Контур-Екстерн».

Якщо звітність надіслана через сайт ФНП, то документ зданої звітності та його ЕЦП, а також документи, що підтверджують її подання, повинні зберігатися на сайті ФНП (див. Рис. 3).

Мал. 3. Звітність та супроводжуючі її документи, надіслані через Портал ФНП

Усі електронні документи, якими обмінюється платник податків, спецоператор (якщо він бере участь у електронному документообігу) та податковий орган, зазвичай зберігаються як файлів двох форматів: «.xml», і «.xml.sig». Перший документ – це сформований за встановленим форматом електронний файл документа. Другий – електронний підпис під документом уповноваженої особи.

Xml-файл можна відкрити за допомогою браузера, а ось «прочитати» його може тільки фахівець, який знається на форматах документів (див. приклад файлу на Рис. 4).

Мал. 4. Файл повідомлення про помилку в декларації, що надійшов із ФНП

Переглянути у зручному вигляді файли з розширенням ".xml.sig", що містять ЕЦП, можна за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє перевіряти підписи під електронними документами. Однією з таких відомих програм є КриптоАРМ - програма, що надає діалоговий інтерфейс для виконання криптографічних операцій, таких як шифрування та розшифрування, формування та перевірка електронного підпису та інших.

Зі зберіганням звітності у ФСС ситуація дещо інша. Форми 4-ФСС, надіслані в електронному вигляді, надходять на єдиний для всієї країни шлюз прийому, де і зберігаються квитанція про їх прийом, що є електронними юридично значущими документами, що підтверджують. За наявності помилок на Шлюзі ФСС також можна знайти протокол помилок форматного та (або) логічного контролю.

Мал. 5. Відображення стану електронного документообігу з ФСС на Шлюзі прийому

Для читання квитанції ФСС пропонує страхувальникам скористатися програмою ARM.exe, яка розшифровує файл квитанції з розширенням «.p7e», підписаний уповноваженою особою ФСС.

З документами, що підтверджують подання звітності до ПФР в електронному вигляді, ситуація також має свої особливості. Так, завершений документообіг з персоніфікованого обліку, за вимогами ПФР, не підлягає зберіганню на серверах спецоператорів зв'язку. Тому страхувальники, які використовують web-сервіси спецоператорів для відправлення та зберігання документів і бажають у будь-який момент переглянути і при необхідності надати особам, що перевіряють їх діяльність, не тільки саму звітність до ПФР, а й документи, що підтверджують її подання, повинні своєчасно зберігати документи у себе на робочому. місці. Для цього у таких спецоператорів передбачено спеціальну функцію «Зберегти всі документи та підписи».

Збережена на робочу станцію страхувальника звітність і документи, що підтверджують її здачу, як уже говорилося раніше, теж зазвичай складається з файлів двох типів: «.xml» і «.xml.sig» (див. Рис. 2). Переглянути їх можна також як і податкову звітність за допомогою програмного забезпечення, що дозволяє розшифровувати та перевіряти підписи під електронними документами, наприклад програми КриптоАРМ.

Таким чином, для перегляду та надійного зберігання документів, що підтверджують подання звітності до контролюючих органів, компаніям рекомендуємо:

1. регулярно зберігати в електронному архіві на своєму диску комплекти електронних документів, що підтверджують подання звітності до контролюючих органів,
2. мати можливість переглядати ці електронні документи за допомогою спеціалізованих програм. Але для цього такі програми як вищезгадані КриптоАрм і ARM.exe не дуже зручні. КриптоАрм, будучи універсальною, не дозволяє переглядати xml-звіти у легкочитаному бухгалтером вигляді, а ARM.exe призначена тільки для роботи з розрахунком 4-ФСС.

3. Програмне забезпечення для зберігання та перегляду документів, що підтверджують складання звітності.

Для роботи з архівом електронних документів компанією «ОВІОНТ ІНФОРМ» розроблено програму «Баланс-2: Перегляд електронних документів», яка дозволяє переглядати електронні документи, підготовлені відповідно до вимог ФНП, ПФР та ФСС Росії та форматів файлів документів для передачі їх в електронному вигляді .

Програма дозволяє у зручному для бухгалтера та перевіряючого вигляді переглядати:

• список документів, що підтверджують факт подання звітності до контролюючого органу (Рис.),

Мал. 6. Головне вікно програми "Баланс-2: Перегляд електронних документів"

• електронний документ звітності, поданий до контролюючого органу, включаючи ФНП, ФСС та ПФР (Рис. 7),

Мал. 7. Електронний документ звітності

<

• відомості про особу, яка її підписала та сертифікат її електронного цифрового підпису (Рис. 8),

Мал. 8. Перегляд інформації про ЕЦП та сертифікат

• дані про відправку документа до контролюючого органу,
• дані про особу, яка отримала документ та сертифікат його електронного цифрового підпису,
• документи, що підтверджують відправлення та їх доставку між відправником та одержувачем, включаючи квитанції про отримання, протоколи контролю, повідомлення про введення в базу даних електронних документів, а також ЕЦП уповноважених осіб контролюючих органів (Рис. 9).

Мал. 9. Перегляд повідомлення про отримання декларації у податковому органі

Програма буде корисною не тільки особам, які готують та приймають звітність відповідно до вимог закону, тобто платникам податків та контролюючим органам - ФНП, ПФР, ФСС, а й особам, які бажають обмінюватися електронними документами за своїм бажанням, наприклад, кредитним організаціям, що приймають звітність позичальників. у електронному вигляді, їх клієнтам, аудиторам, керівникам фінансових підрозділів.

Програма «Баланс-2: Перегляд електронних документів» може застосовуватись користувачами не лише програми «Баланс-2W», а й інших програм підготовки електронної звітності та абонентами будь-яких спеціалізованих операторів зв'язку.

Ви бухгалтер, але директор вас не цінує? Чи вважає, що ви тільки витрачаєте його гроші і переплачуєте податки?

Стати цінним фахівцем в очах керівництва. Навчіться працювати з дебіторкою.

У Центру навчання «Клерка» новий.

Навчання є повністю дистанційним, видаємо сертифікат.